展示会のあれこれ!社交の場展示会はどうやって創られるのか

展示会の裏方!展示会運営者たち

展示会といえばとても華やかで楽しい印象を持つ方が多いかもしれません。出展者側は新しいお客様に出会うことが出来、来場者側は自身の周りに役立つあれこれを発見することが出来る場ですよね。しかしそうした社交の場があるのは、展示会運営者の努力があってこそと言えるでしょう。

運営者がやることって?

まず展示会運営者は展示会開催の通知及び出展者の募集を行います。展示会を開催しても出展者が少なくブースがスカスカの展示会になると悲しいものです。展示会場を様々なブースで埋め尽くせるよう、企業や個人に営業をかけて出展を促すのです。
出展者も決まり展示会の構成が固まってくると今度は具体的なブース割、それからパンフレットづくりなど準備に追われます。それと同時に業者の手配やスタッフの募集、消防署への届け出なども行います。
展示会運営者たちは開催日の3日程前から会場準備に入ります。会場準備は早朝から深夜までに及びます。各ブースへの給排水や送電、場合によってはボイラーなんかも準備します。実際に施工を行うのは専門業者ですが、運営側はそれに立ち会わなければいけません。加えて各ブースの出展者側もそれぞれの装飾準備に入りますからその対応にも追われるのです。
準備が終わればいよいよ展示会開催です。開催中も運営者は大忙し。イベントの進行やメディアへの対応、そしてトラブルがあった際の緊急対応を行います。
そんな運営者たちのおかげで『社交の場』は成り立っているのです。

展示会の施工は、大手のイベント運営に関する事業を請け負う企業や運送会社、配送業者など色々な法人が携わっています。